Si te encuentras en una fase de querer emprender o estás comenzando a hacerlo, seguramente ya te has cuestionado la importancia de la contabilidad. Todos sabemos que la contabilidad es importante, pero ¿exactamente qué conlleva la contabilidad, cómo funciona y cómo se lleva correctamente? Puede que ya tengamos nuestra Pyme en proceso, pero aún no tenemos muy claro el porqué de la contabilidad.
La mayoría de las personas piensan que la contabilidad es simplemente cuentas y libros de finanzas, y que es algo obligatorio para las empresas. Sin embargo, va mucho más allá. Es una herramienta que nos ayuda a conocer el estado actual de nuestras finanzas, cómo fue el pasado y cómo será el futuro de las mismas. Además, es el método ideal para tomar decisiones importantes, ya que sabrás exactamente cuál es la realidad de tu negocio.
Pero, todos estos beneficios se perciben cuando la contabilidad se lleva de forma correcta y completa. Cuando no es así y se comenten errores en el proceso, entonces comienzan los problemas. No solamente podemos enfrentarnos a dificultades financieras y números negativos, sino también podemos tener problemas legales, ya que el pago de impuestos también se incluye en esta área.
Entonces, para entender la importancia íntegra de la contabilidad, primero debemos entender todo lo que engloba:
¿Qué incluye la contabilidad de una pyme?
La contabilidad parece ser solo números y finanzas, dinero que entra y sale, pero engloba una serie de procesos y resultados que son de gran importancia para cualquier empresa. Esta es la herramienta con la que puedes saber con precisión si todo está funcionando correctamente o no, si hay que realizar cambios y cuándo es el mejor momento para realizarlos, y hasta saber si los próximos meses o años serán prósperos.
Para que funcione correctamente, la contabilidad debe contemplar:
- Todas las ganancias diarias, para saber cuál es el ingreso que se obtiene en cada jornada.
- Las ganancias que se puedan obtener de forma pasiva, como las inversiones.
- Registro de cada gasto, ya sea de producción, administrativo u operativo. También incluir los servicios, como electricidad, agua, y hasta los gastos en insumos, como los materiales de papelería.
- Control de inventario de cada producto, tanto de lo que se produce, como hasta de los materiales que se utilizan para producirlo.
- Llevar un balance general, la única herramienta para saber si estamos perdiendo dinero o ganando.
Esto es simplemente lo básico, dependiendo de tu empresa y en que rubro se encuentre, puede contemplar más aspectos. Pero, con esta perspectiva se puede entender que la contabilidad no es simplemente ingresos y egresos, sino que es un control detallado de cada movimiento financiero que ocurre en la empresa y todo lo que involucra cada uno de esos movimientos.
¿Cómo llevar la contabilidad correctamente?
Ahora que sabemos lo que engloba la contabilidad, es un poco más sencillo de saber cuál es la forma correcta de llevar los registros. Sin embargo, muchas personas creen que este proceso es muy básico y que pueden hacerlo ellos mismos sin ningún problema. La verdad, la contabilidad es algo muy delicado y las empresas dependen fundamentalmente de ella para funcionar y tener éxito.
Llevar la contabilidad correctamente no se puede resumir en controlar el dinero que entra y sale. Es un registro en detalle de cada uno de los movimientos, y para hacerlo de la forma correcta se debe contar con un profesional en el área o contar con programas electrónicos que lleven la contabilidad por ti. Elegir uno u otro, depende de lo que necesite tu empresa y de lo que puedas costear.
¿Por qué debo contratar a un contador?
Algunos empresarios o emprendedores creen que esta tarea es muy sencilla y que ellos mismos pueden hacerlo. La verdad, es que la contabilidad es un proceso constante y que se debe actualizar diariamente para que sea minucioso. No todos los jefes o dueños de empresa tienen tiempo suficiente disponible para hacerlo.
Si ya tienes suficientes responsabilidades o no sabes muy bien cómo se debe hacer, lo mejor que puedes hacer es delegar esta tarea. La contabilidad es lo más importante en cualquier negocio, así que querrás buscar alguien que le dedique el tiempo suficiente y que pueda mantener todo en orden. Aunque es un gasto extra para tu empresa, será de gran ayuda tener a un experto en el área.
Además, no es solamente controlar el aspecto financiero de tu empresa, sino llevar un registro y constancia de cada movimiento para que cada mes o trimestralmente realices el pago de impuestos. En cualquier momento pueden solicitarte documentos extras, así que hay que tener todos los registros y libros en perfecto orden.
¿Por qué utilizar un software de contabilidad?
Actualmente, tenemos la ventaja de que la tecnología nos puede ayudar en todo. Muchos empresarios han migrado su contabilidad por completo a un software contable electrónico y llevan sus registros de forma digital. Estos programas son una gran ventaja, ya que nos permite llevar un control minucioso de cada aspecto, es sencillo y todo se encuentra resguardado digitalmente.
También hay que tener en cuenta que ahora se puede presentar la contabilidad de forma electrónica, y que en muchos países es obligatorio. Por tanto, es más sencillo contar con el software, ya que simplemente habrá que crear los documentos en el formato que se pidan y enviarlos. Es un procedimiento fácil que nos ahorra tiempo y dinero.
Implementar un software contable requiere de una inversión inicial, que puede ser un poco costosa. Existen programas de licencia, donde solamente pagas una vez, o también existen software con modalidad de subscripción mensual, donde pagas una pequeña cuota. Sin embargo, a futuro es una opción muy rentable y mucho más económica que contratar personal.
Riesgos de no tener una contabilidad adecuada
Parece mentira, pero actualmente y con toda la ayuda a nuestra disposición, aún existen casos de empresas y emprendedores que no comprenden la utilidad de la contabilidad. Pero no solo eso, también ignoran las consecuencias. La contabilidad es una herramienta que necesita de exactitud, precisión y atención para que funcione correctamente. Cuando se ignora, acarrea muchos problemas.
Empecemos hablando de los riesgos financieros. Cuando la contabilidad falla, existen errores de cálculo y proyección. Por ejemplo, puedes estimar que los próximos meses serán prósperos y confiar en eso, cuando en realidad has estado perdiendo dinero sin saberlo. Esos pequeños detalles que parecen no importar hacen la diferencia, y pueden llevar a tu empresa a una crisis financiera.
Pero no es solamente eso, sino que también existen riesgos legales. Cuando no se lleva correctamente la contabilidad, puede que tengas problemas al pagar impuestos. Documentos incompletos, formatos erróneos, fechas incorrectas y más. Esto puede acarrearte desde grandes multas hasta años de prisión.
Es por eso que la contabilidad no se puede tomar a la ligera. Es una herramienta valiosa y necesaria en cualquier empresa que te asegura el éxito cuando se trabaja correctamente. Se debe contar con el equipo y conocimiento para llevar todos los registros y cálculos a la perfección, y así lograr los mejores resultados posibles, evitando cualquier riesgo financiero o legal.